Nov uporabnik v sistemu ZOTKiS
Novega uporabnika v sistemu ZOTKiS ustvarite v nekaj trenutkih, če imate na voljo vse obvezne podatke:
- ime in priimek,
- datum in kraj rojstva in
- opcijsko še e-naslov ter razred in oddelek.
Pomembno
Uporabnike v sistemu ZOTKiS lahko ustvarja uporabnik z vlogo skrbnik organizacije. Če nimate te vloge, vam gumb Ustvari ne bo na voljo.
Soglasje za obdelavo osebnih podatkov
V sistem ZOTKiS lahko uvozite le tiste posameznike in posameznice, za katere pridobite soglasje za obdelavo osebnih podatkov v sistemu ZOTKiS. Oblika soglasja ni predpisana, a mora vsebovati vse komponente predlogi, dostopnih v sistemu ZOTKiS na spodnjih povezavah:
Prijavnica za tekmovanje za učence in dijake
Soglasje za mentorje
Soglasje hrani organizacija, ki je v sistem uvozila osebne podatke uporabnikov v obdobju najmanj 5 let od uvoza v sistem ZOTKiS in jih je dolžna predložiti na zahtevo ZOTKS.
Pomembno
Predložitev soglasij običajno zahtevamo v okviru internih ali zunanjih revizij procesov in obdelave osebnih podatkov v sistemu ZOTKiS.
Osnovni podatki uporabnika
Novega uporabnika ustvarite v modulu Organizacija (oznaka 1) na zavihku Uporabniki (oznaka 2), kjer kliknete gumb Ustvari (oznaka 3).
V obrazcu morate izpolniti vse informacije v okvirju Osebni podatki, razen polja E-naslov za sistemska obvestila, ki ni obvezno polje, kot kaže spodnja slika.
Nasvete glede podatkov v posameznem polju predstavljamo v preglednici:
| Oznaka | Ime polja | Opis in komentar |
|---|---|---|
| 1 | Uporabniško ime | Izberite uporabniško ime, sestavljeno iz malih znakov slovenske abecede, številk, pomišljajev ali podčrtaja. Uporabniško mora imeti med 4 in 12 znakov. Ob vnosu se preverja unikatnost uporabniškega imena. V primeru, da je izbrano uporabniško ime že zasedeno, izberite drugega. Primer: jn1234 |
| 2 | E-naslov za sistemska obvestila | V polje vpišite e-naslov uporabnika, ki mora prav tako biti unikatno. Ta e-naslov je namenjen sistemskim obvestilom, na primer v primeru pozabljenega gesla. Polje ni obvezno, a toplo priporočamo, da ga izpolnite, če le imate e-naslov uporabnika, ki ga le-ta zanesljivo bere. |
| 3 | Ime | Vpišite vsa osebna imena uporabnika, kot navedeno na osebnem dokumentu. Ta podatek se uporablja v primeru uradnih izpisov (na primer potrdila ali priznanja). |
| 4 | Priimek | Vpišite vse priimke uporabnika, kot navedeno na osebnem dokumentu. Ta podatek se uporablja v primeru uradnih izpisov (na primer potrdila ali priznanja). |
| 5 | Kraj rojstva | Vpišite kraj rojstva. V kombinaciji imena, priimka, kraja in datuma rojstva deluje v sistemu za preprečevanje dvojnikov, uporablja pa se tudi za identifikacijo v zunanjih sistemih (na primer COBISS). |
| 6 | Datum rojstva | S spustnega menija izberite datum rojstva ali ga vpišite v obliki {d}. {m}. {llll} (primer: 15. 2. 1980). V kombinaciji imena, priimka, kraja in datuma rojstva deluje v sistemu za preprečevanje dvojnikov, uporablja pa se tudi za identifikacijo v zunanjih sistemih (na primer COBISS). |
| 7 | Določite začasno geslo | Uporabniku nastavite začasno geslo, ki mu ga boste kasneje posredovali za vstop v sistem ZOTKiS. |
Ko ste vpisali vse obvezne podatke, zaključite postopek s klikom gumbaa Ustvari (oznaka 8).
Po uspešnem ustvarjanju uporabnika s tipko F5 na tipkovnici osvežite stran, nato pa uredite še podatke o članstvu uporabnika.
Članstvo uporabnika
Potem, ko je nov uporabnik uspešno ustvarjen, se mu samodejno ustvari tudi vloga.
Namig
Privzeta vloga novega uporabnika je učenec.
Članstvo lahko spremenite oziroma dopolnite tako, da označite vrstico s klikom vanjo in nato z menija izberete Uredi ali pa vrstico z članstvom preprosto dvokliknete. V obeh primerih preklopite v način urejanja.
Pri vsakem članstvu morate določiti Vlogo (oznaka 1), opcijsko pa lahko določite tudi:
- Razred (oznaka 2), ki pričakuje številko,
- Oddelek (oznaka 3), kamor lahko vnesete poljuben niz črk in
- Veljavnost (oznaka 4), s katero določite, kdaj poteče izbrano članstvo.
Ko ste zadovoljni s popravki, pritisnite tipko Enter v katerem od vnosnih polj ali gumb Shrani na vrhu preglednice in s tem zaključite urejanje članstva.
Namig
Ob spremembi članstva, se le-to shrani nemudoma, zato ni treba klikniti gumba Shrani na vrhu kartice uporabnika.
Nemudoma po vnosu novega uporabnika je ta na voljo za prijavo na aktivnosti v sistemu ZOTKiS. Če vnašate večje število uporabnikov, je verjetno bolj primerna možnost uvoz uporabnikov.
Geslo uporabnika
Z uporabnikom morate deliti uporabniško ime in geslo, ki ste ju ustvarili v tem postopku. Če ste uporabniku vnesli tudi e-naslov za sistemska obvestila imate poleg ročnega načina distribucije na voljo pošiljanje povezave za ponastavitev gesla, ki poleg te povezave vključuje tudi informacijo o uporabniškem imenu.
Sporočilo s povezavo za ponastavitev gesla uporabniku posredujete s klikom gumba Ponastavi geslo, ki ga najdete v okviru Varnost, kot kaže spodnja slika.
Primer sporočila prikazuje spodnja slika:
