Uvoz uporabnikov v sistem ZOTKiS

Postopek uvoza uporabnikov ustvari uporabniške račune v bazi organizacije, dodeli začasna gesla in eno od obeh primarnih vlog v sistemu ZOTKiS. Uvoz uporabnikov je prvenstveno namenjen ustvarjanju in ažuriranju učencev (dijakov, študentov) in večjega števila učiteljev.

Nasvet

V primeru le enega ali dveh novih uporabniških računov raje kot uvoz uporabite možnost ustvarjanja enega uporabnika, ki je poleg uvoza na voljo skrbniku organizacije ali pa si polnoletni uporabnik račun ustvari sam in zahteva pridružitev k organizaciji.

Postopek je sestavljen iz štirih osnovnih korakov.

Pridobitev soglasja za obdelavo osebnih podatkov v sistemu
Priprava podatkov za uvoz
Izvedba uvoza v sistemu ZOTKiS
Pridobitev ter distribucija začasnih gesel

Soglasje za obdelavo osebnih podatkov

V sistem ZOTKiS lahko uvozite le tiste posameznike in posameznice, za katere pridobite soglasje za obdelavo osebnih podatkov v sistemu ZOTKiS. Oblika soglasja ni predpisana, a mora vsebovati vse komponente predlogi, dostopnih v sistemu ZOTKiS na spodnjih povezavah:

Prijavnica za tekmovanje za učence in dijake
Soglasje za mentorje

Soglasje hrani organizacija, ki je v sistem uvozila osebne podatke uporabnikov v obdobju najmanj 5 let od uvoza v sistem ZOTKiS in jih je dolžna predložiti na zahtevo ZOTKS.

Pomembno

Predložitev soglasij običajno zahtevamo v okviru internih ali zunanjih revizij procesov in obdelave osebnih podatkov v sistemu ZOTKiS.

Priprava podatkov za uvoz

Podatke za uvoz uporabnikov pripravite v programu Microsoft Office Excel, različice 2010 ali novejše.

Pomembno

Pazite, da bo format datoteke XLSX in ne starejši XLS.

Struktura uvozne datoteke je natančno določena in jo prikazuje spodnja slika.

V preglednici predstavljamo posamezne stolpce v uvozni datoteki:

Stolpec	Obveznost	Opis in komentar
Uporabniško ime	Opcijsko	Uporabniško ime, če ga želite določiti ob uvozu. Če je ob uvozu zasedeno, boste pred uvozom morali določiti novega. Če ni izpolnjeno, ga sistem določi sam.
Ime	Obvezno	Vnesite ime (eno ali več) z veliko začetnico in majhnimi črkami (primer: Janez), kot na osebni izkaznici.
Priimek	Obvezno	Vnesite priimek (enega ali več) z veliko začetnico in majhnimi črkami (primer: Novak Kranjc), kot na osebni izkaznici.
Datum rojstva	Obvezno	Vnesite datum rojstva, pri čemer pazite, da ne spremenite oblike zapisa oziroma tipa podatka v programu Excel. Le-ta mora ostati datum, sicer uvoz ne bo uspešen in boste morali datum pred uvozom vpisati ponovno.
Kraj rojstva	Obvezno	Vnesite kraj rojstva. Skupaj z datumom rojstva omogoča preprečevanje dvojnikov ter prehode znotraj organizacije in med organizacijami.
Nivo	Obvezno	Nivo uporabnika določa pravice v sistemu ZOTKiS. Možnosti sta Učitelj ali Učenec. Slednji velja tudi za dijake ali študente.
Razred	Opcijsko	Razred omogoča filtriranje učencev, lažjo izvedbo prijav na tekmovanja in preverjanje morebitnih odstopanj pri prijavah v različne tekmovalne skupine. Polje pričakuje številko, na primer: 1 za razred 1.a.
Oddelek	Opcijsko	Razred omogoča filtriranje učencev, lažjo izvedbo prijav na tekmovanja in preverjanje morebitnih odstopanj pri prijavah v različne tekmovalne skupine. Polje pričakuje niz znakov, na primer: a za 1.a razred.
Članstvo do	Opcijsko	V polje vpišite datum poteka članstva v konkretni organizaciji, kar omogoča samodejni potek članstva v tej organizaciji. Pazite, da ne spremenite oblike zapisa oziroma tipa podatka v programu Excel. Le-ta mora ostati datum, sicer uvoz ne bo uspešen in boste morali datum pred uvozom vpisati ponovno.
Elektronski naslov	Opcijsko	Polje z elektronskim naslovom uporabniku omogoča samostojno ponastavitev gesla, skrbniku organizacije pa tudi pošiljanje dostopa preko e-pošte, zato vnos e-naslova toplo priporočamo.
Mobilna številka	Opcijsko	Polje z mobilno številko bo kasneje omogočilo zagotavljanje dodatne varnosti prijave ali ponastavitve gesel, zato je priporočljivo vsaj za učitelje.

Struktura uvozne datoteke je enaka za obe primarni vlogi (učitelji in učenci), zato lahko v isti datoteki pripravite podatke za uvoz učence in učiteljev.

Prazno uvozno datoteko, primer izpolnjene uvozne datoteke in zadnjo različico teh navodil najdete v sistemu ZOTKiS v sklopu modula Organizacija pod zavihkom Uvoz uporabnikov, kot kaže spodnja slika. Na tem mestu boste našli tudi seznam vseh predhodno izvedenih postopkov uvoza uporabnikov.

Navodila in uvozne datoteke v sistemu ZOTKiS

Izvedba uvoza v sistem

Potem, ko ste pridobili soglasja za obdelavo osebnih podatkov in pripravili uvozno datoteko, se prijavite v sistem ZOTKiS in v sklopu modula Organizacija pod zavihkom Uvoz uporabnikov kliknite gumb Ustvari kot kaže spodnja slika.

Ustvarjanje novega uvoznega paketa — Ustvarimo nov uvozni paket

Najprej smiselno poimenujte uvoz v polju Ime uvoza (korak 1), nato izberite pripravljeno uvozno datoteko v polju Datoteka (korak 2) in potrdite vnos s klikom gumba Ustvari (korak 3).

Namig

Uvozni paket smiselno poimenujte, da ga boste kasneje lažje našli na seznamu uvozov. Datum uvoza bo uvoznemu paketu dodan samodejno.

Izbira datoteke in imena uvoznega paketa — Naložimo uvozno datoteko in poimenujemo uvozni paket

Uvozna datoteko se bo naložila na strežnik, kjer se bo najprej izvedelpredhodni pregled podatkov pred uvozom in vrnil morebitne težave, kot kaže spodnja slika.

Preverjanje podatkov v uvoznem paketu — Sistem preveri podatke in vrne obvestila o napakah

V stolpcu Status so prikazane logične napake pred samim uvozom, ki jih podrobneje predstavljamo v preglednici.

Status	Način odprave napake
Neveljavno uporabniško ime	Uporabniško ime je bodisi zasedeno ali pa vsebuje neveljavne znake. Določite novo uporabniško ime in poskusite znova.
E-naslov v uporabi	E-naslov bodočega uporabnika v uvozu se ujema z e-naslovom obstoječega uporabnika v sistemu. Uvozite preostale uporabnike brez napak in kontaktirajte Pomoč uporabnikom. V nujnih primerih počistite polje, uvozite uporabnika in kontaktirajte Pomoč uporabnikom.
Neveljaven e-naslov	E-naslov uporabnika ni veljaven oziroma vsebuje nepričakovane znake. Popravite podatek in poskusite znova.
Neveljavna ime ali priimek	Polji ime ali priimek vključujeta nepričakovane znake ali kateri od obeh podatkov ni izpolnjen. Izpolnite polje s podatkom in poskusite znova.
Neveljaven ali manjkajoč datum rojstva	Manjka datum rojstva ali pa je v napačni obliki. Popravite podatek o datumu rojstva in poskusite znova. Podatek v polje vpišite kot 1. 6. 1992 ali 01. 06. 1992 (s presledki), lahko pa uporabite tudi izbirni meni datuma.
Neveljaven datum poteka članstva	Podatek o zaključku članstva v organizaciji je v neveljavni obliki. Podatek v polje vpišite kot 1. 6. 1992 ali 01. 06. 1992 (s presledki), lahko pa uporabite tudi izbirni meni datuma. Popravite obliko podatka ali počistite polje in preskočite potek članstva.
Neveljaven nivo	Stolpec nivo ne vsebuje ene od predvidenih možnosti: Učitelj, Učenec. Popravite podatke in poskusite znova.
Uporabniško ime zasedeno	Uporabniško ime je zasedeno. Določite drugega in poskusite znova.
Neveljaven razred	Podatek o razredu in oddelku vsebuje neveljavne znake ali manjka. Dopolnite in poskusite znova.
Neveljaven kraj rojstva	Podatek o kraju rojstva manjka. Dopolnite in poskusite znova.

Morebitne napake v posamezni vrstici popravite na enega od dveh načinov.

1. način

Označite izbrano vrstico s klikom nanjo, ki jo potemni (korak 1), nato kliknite gumb Uredi (korak 2), kot kaže.

Prvi način popravljanja napak v uvozni datoteki

Nato popravite podatke v posameznem polju izbrane vrstice (korak 1) in potrdite s klikom gumba Shrani (korak 2), kot na sliki.

2. način

Drugi (hitrejši način) se od prvega razlikuje le v tem, da z dvoklikom vrstice aktiviramo urejanje podatka in shranimo spremembe z uporabo tipke Enter na tipkovnici znotraj posameznega polja za vnos podatka.

Ko stolpec Status ne vključuje več napak in opozoril, poženite postopek uvoza s klikom gumba Uvozi, kot kaže spodnja slika. Na tej točki lahko uvoz še prekličete s klikom gumba Izbriši.

Postopek uvoza gre čez različne faze, kot prikazuje slika.

graph LR
  A[Osnutek] --> B[V čakanju];
  B --> C[V obdelavi];
  C --> D{Napake?}
  D -->|Ne| E[Zaključeno];
  D -->|Da| F[Zaključeno z napakami];

Če pride pri uvozu do napak, sledite namigom v zgornji preglednici in poskusite znova z uvozom, sicer pa bo stanje v sistemu kot kaže spodnja slika.

Namig

Takoj po uspešnem uvozu uporabnikov lahko prenesete gesla uporabnikov preko gumba Prenesi gesla.

Po uspešnem uvozu uporabnikov bodo le-ti na voljo v modulu Organizacija pod zavihkom Uporabniki.

Pridobitev in distribucija gesel

Po uspešnem uvozu imate na voljo možnost prenosa začasnih gesel za novo ustvarjene uporabnike preko gumba Prenesi gesla. Ta možnost je na voljo takoj po uvozu in tudi kasneje, če na seznamu uvozov uporabnikov modul Organizacija pod zavihkom Uvoz uporabnikov poiščete pravi paket in kliknete gumb Podrobnosti pri posameznem uvozu, kot kaže slika.

Dostop do ustvarjenih začasnih gesel pri posameznem uvozu

Pomembno

V datoteki z začasnimi gesli se nahajajo le gesla za uporabnike, ki se v sistem še niso prijavili. Ob prvi prijavi se zahteva sprememba gesla, spremenjeno geslo pa pozna le uporabnik sam.