Organizacije v sistemu ZOTKiS
Izraz organizacija v sistemu ZOTKiS predstavlja osnovne in srednje šole, izobraževalne organizacije, društva ali druge skupine, ki sodelujejo pri različnih aktivnostih Zveze za tehnično kulturo Slovenije in imajo v sistemu ZOTKiS ustvarjen profil organizacije.
Organizacija je v sistemu praviloma pravna oseba in ima davčno številko. Novo organizacijo v sistemu ustvari Zveza za tehnično kulturo Slovenije na podlagi prejetega obrazca:
Pristopnica nove organizacije v informacijski sistem ZOTKiS
Pomembno
Pridružitev organizacije je pravni postopek, v katerem odogovorna oseba organizacije (na primer direktor ali ravnatelj) potrdi soglasje s splošnimi pogoji sistema ZOTKiS in pooblasti skrbnika organizacije za dostop in obdelavo osebnih podatkov uporabnikov v sistemu ZOTKiS.
Po prejemu prijavnice skrbnik sistema vpiše organizacijo in skrbniku organizacije omogoči upravljanje njegove organizacije.
Kartica organizacije
Kartica organizacije je dostopna preko modula Organizacija (1) v levem meniju. Zavihek Kartica organizacije najdete kot prvi vnos med vsemi zavihki (2).
V Kartici organizacije najdete tri sklope informacij:
- Osnovni podatki
- Naslov organizacije
- Kontakti organizacije
Prvi in drugi sklop vsebujeta obvezne podatke organizacije.
Pregled podatkov v kartici organizacije
Poglejmo, katere podatke pričakujemo na kartici organizacije, kateri so obvezni in katere lahko izpustimo.
Vnosna polja kartice organizacije predstavljamo v preglednici.
| Oznaka | Ime polja | Obvezno | Opis |
|---|---|---|---|
| 1 | Ime organizacije | Da | Vpišite uradno polno ime organizacije, kot v poslovnem registru. Ta podatek se uporablja na izvozih in v modulu organizacija. Primer: Osnovna šola Janeza Novaka Krško |
| 2 | Kratko ime organizacije | Da | Vpišite kratko ime organizacije, ki še omogoča identifikacijo organizacije na seznamih. Primer: OŠ Krško |
| 3 | Davčna številka | Da | Vpišite davčno številko brez predpone SI. Če nimate davčne številke, vpišite 00000000. Primer: 12345678 |
| 4 | Matična organizacija | Ne | Če je organizacija podružnica, s spustnega seznama izberite matično organizacijo. Sicer pustite prazno. |
| 5 | IBAN številka | Da | Vpišite IBAN številko svoje organizacije. Primer: SI56 0000 0000 0000 000 |
| 6 | Vrsta organizacije | Da | S spustnega menija izberite vrsto organizacije. |
| 7 | Ulica in hišna številka | Da | Vpišite naslov ulice skupaj s hišno številko. Primer: Zaloška cesta 65 |
| 8 | Poštna številka in pošta | Da | V polji ločeno vpišite poštno številko in pošto. |
| 9 | Občina | Da | S spustnega seznama, ki omogoča iskanje, poiščite in izberite občino, v kateri se nahaja organizacija. Primer: Ljubljana |
| 10 | Država | Da | S spustnega seznama, ki omogoča iskanje, poiščite in izberite državo, v kateri se nahaja organizacija. Primer: Slovenija |
| 11 | Kontaktni podatki | Ne | V polja vpišite splošne, neosebne kontaktne podatke organizacije, ki jih uporabimo v primeru, ko kontakt s skrbnikom organizacije ni na voljo. Primer: za e-naslov tako vpišite info@organizacija.si. |
Vse spremembe na kartici organizacije potrdite s klikom gumba Shrani.
Pomembno
Urejena kartica organizacije je zelo pomembna, saj predstavlja izvor podatkov, ki se uporabljajo v vseh izpisih, izvozih podatkov, potrdilih in podobno.
Info
Urejanje kartice organizacije je na voljo le skrbniku organizacije. Ostali uporbaniki imajo na voljo le ogled podatkov.
Uporabniki
Drugi pomemben zavihek modula Organizacija je zavihek Uporabniki. Na tem mestu najdete celotno bazo organizacije, torej vse uporbanike, ki so člani izbrane organizacije.
Na zavihku Uporabniki imate nekaj različnih možnosti:
- Gumb Ustvari, s pomočjo katerega lahko ustvarite novega uporabnika.
- Iskalnik po seznamu uporbanikov.
- Gumb za Podrobnosti posameznega uporabnika.
Pomembno
Gumb Ustvari je na voljo le skrbniku organizacije. Druge možnosti so na voljo vsem učiteljem v organizaciji.
Zahtevki za pridružitev
Uporabniki so člani ene ali več organizacij. Do članstva lahko uporabnik pride na več načinov, eden od teh je preko zahtevka za pridružitev. Vsak uporabnik v sistemu lahko odda zahtevek za pridružitev v poljubno organizacijo.
Skrbnik organizacije ima vpogled v odprte zahtevke za pridružitev na zavihku Uporabniki, nad seznamom ostalih uporabnikov.
Zahtevek se obravnava s klikom gumba Uredi (oznaka 2 na zgornji sliki) na seznamu odprtih zahtevkov (oznaka 1 na zgornji sliki).
Pri obravnavi zahtevka za pridružitev lahko skrbnik organizacije doda podrobnosti članstva:
- S spustnega seznama izbere Vlogo v organizaicji
- Določi neobezen datum poteka članstva
- Vpiše Razred v primeru učenca
- Vpiše Oddelek v primeru učenca
- Potrdi članstvo s klikom gumba Potrdi
- Zahtevek se lahko tudi zavrne s klikom gumba Zavrni
Uvoz uporabnikov
Skrbnik organizacije lahko izvaja masovne uvoze uporabnikov na zavihku Uvoz uporabnikov.
- Nov uvozni paket ustvarite s klikom gumba Ustvari.
- Vsi pretekli uvozni paketi so prikazani v vmesniku, v katerem je na voljo tudi Iskalnik
- Podrobnosti posameznega uvoznega paketa so na voljo preko gumba Podrobnosti
Nasvet
Masovni uvoz uporabnikov je nekoliko zahtevnejši postopek v sistemu ZOTKiS, zato smo zanj pripravili ločena navodila, ki jih najdete v razdelku Uporabniki > Uvoz uporabnikov.
Nastavitve tekmovanj
Zadnji zavihek v modulu Organizacija je Nastavitev tekmovanj, kjer lahko skrbnik organizacije določi privzete lokacije na državnem nivoju nekaterih tekmovanj.
Izbiro lokacije potrdite s klikom gumba Shrani.
Nasvet
Splošne nastavitve regij tekmovanj nastavite le enkrat in se praviloma ne spreminjajo.